Обработка заказа в мессенджере

Обработка заказа в мессенджере идёт через группу MAX: о новом заказе в группу приходит сообщение со ссылкой, по ссылке сотрудник открывает страницу заказа и меняет статус кнопками В РАБОТУ и ГОТОВ К ВЫДАЧЕ, а служба доставки завершает заказ кнопками В ДОСТАВКУ и ДОСТАВЛЕН.

В сервисе настроена простая и удобная схема приема и обработки заказа на всех стадиях его исполнения.

Для подключения мессенджера обратитесь в техническую поддержку: support@stayday.com

Как заказ приходит в группу MAX?

Прием, обработка и выполнение заказов через группу MAX

1. После отправки заказа гостем, сотрудникам приходит сообщение о новом заказе в группу MAX. В сообщении доступна ссылка для быстрого доступа информации по заказу и его обработке. Также в группу будут приходить оповещения об изменениях статуса заказа на всех стадиях его исполнения.

Группа MAX указывается при настройке оповещения по заказам (см. Уведомления). В анкете, заполняемой для подключения Витрины есть возможность указать принадлежность сотрудников к отделам. В этом случае видеть сообщения о заказах будут только сотрудники, относящиеся к отделу, исполняющему заказ.

В данном сообщении содержится следующая информация:

• Порядковый номер заказа
• Статус заказа
• Номер - местоположение гостя (номер комнаты/стола)
• Имя гостя
• Контактный номер телефона гостя
• Способ оплаты заказа
• Отдел, в котором совершен заказ
• Ссылка для быстрого доступа к информации о заказе и его обработке

Когда в заказе позиции из нескольких отделов - общему заказу присваивается статус Разделен, дочерним заказам - присваивается новый разделенный ID заказа. Для каждого отдела существует возможность менять статус у своего заказа.

Как обработать заказ по ссылке из MAX?

1. Если заказ не был переведен в статус В РАБОТЕ в течение 10 мин после поступления в Витрину, то в чат направляется каждые 5 мин дополнительное уведомление с номером заказа и ссылкой на сервисную страницу

2. После нажатия на ссылку заказа откроется страница заказа с деталями и возможностью управления.

На данной странице доступна следующая информация:

• Порядковый номер заказа
• Статус заказа в соответствии с этапом исполнения
• Статус оплаты заказа
• Детали заказа

3. Для начала обработки заказа необходимо нажать кнопку В РАБОТУ. При этом статус заказа изменится на В РАБОТЕ. А в кнопках управления заказом станет доступен следующий статус исполнения (ГОТОВ К ВЫДАЧЕ). Все текущие статусы заказа в режиме реального времени отображаются в административной панели Витрины, а также в отслеживании заказа у гостя. При изменении статуса заказа, в группу MAX также приходит информационное сообщение.

4. После подготовки заказа к выдаче необходимо нажать кнопку ГОТОВ К ВЫДАЧЕ

Как служба доставки завершает заказ?

5. После этого заказ попадает в Службу доставки посредством оповещения через чат для доставки

В данном сообщении содержится следующая информация:

• Порядковый номер заказа
• Статус заказа
• Номер - местоположение гостя (номер комнаты/стола)
• Ссылка для быстрого доступа к информации о заказе и его обработке

6. После нажатия на ссылку для доставки откроется страница заказа с деталями и возможностью управления. Для начала обработки заказа необходимо нажать кнопку В ДОСТАВКУ

7. После полного исполнения заказа необходимо нажать кнопку ДОСТАВЛЕН для окончания работы с заказом.

8. После нажатия кнопки ДОСТАВЛЕН откроется диалоговое окно с вопросом об оплате заказа. Окно появляется при указании в способе оплаты заказа наличными/терминалом по карте. Нажмите необходимую кнопку в соответствии со статусом оплаты заказа. Статус оплаты отобразится в информации по заказу в Вашей административной панели.

9. После нажатия необходимой кнопки заказ переходит в статус ДОСТАВЛЕН. На данной странице дальнейшее управление заказом становится недоступно. Перевод заказа на предыдущий статус, а также редактирование заказа после выставления статуса ДОСТАВЛЕН доступно только в административной панели Витрины.

Когда заказ отменяется?

10. При наличии в заказе параметров, при которых исполнение невозможно, необходимо нажать кнопку ОТМЕНИТЬ.

11. Если заказ не был принят сотрудником в работу в течении установленного времени, он автоматически переходит в статус Отменен. Установка времени автоматической отмены заказа осуществляется через техническую поддержку. По умолчанию время отмены составляет 30 минут.

Коротко

• Уведомление о новом заказе приходит в группу MAX со ссылкой на страницу заказа; туда же приходят оповещения о смене статуса.
• Заказ из нескольких отделов получает статус Разделен: у каждого отдела свой дочерний заказ со своим статусом.
• Если заказ не переведен в статус В РАБОТЕ за 10 минут, каждые 5 минут в чат приходит дополнительное уведомление.
• Статусы заказа в Витрине меняются кнопками по порядку: В РАБОТУ → ГОТОВ К ВЫДАЧЕ, затем в службе доставки В ДОСТАВКУ → ДОСТАВЛЕН.
• При оплате наличными или терминалом после ДОСТАВЛЕН отметьте статус оплаты в диалоговом окне.
• Вернуть предыдущий статус или отредактировать доставленный заказ можно только в административной панели Витрины.
• Автоматическая отмена заказа: не принятый в работу заказ отменяется по умолчанию через 30 минут, время меняет техническая поддержка.